Grouptinhoc » Thủ Thuật Excel » Hàm IF trong excel | Cách sử dụng hàm IF từ cơ bản đến nâng cao

Hàm IF trong excel | Cách sử dụng hàm IF từ cơ bản đến nâng cao

Lê Giáp

2600 Views 0

Cập nhật các hàm If trong excel | Cách sử dụng hàm if từ cơ bản đến nâng cao cho dân văn phòng, kế toán hay các bạn sinh viên dùng để tính toán so sánh các điều kiện với nhau. Vậy hàm if là gì? Hàm if trong excel có công dụng gì và cách sử dụng hàm If như thế nào cho đúng.

Dưới đây grouptinhoc.com chia sẻ các cách sử dụng hàm if trong excel từ cơ bản đến nâng cao cho mọi người để biết cách sử dụng trong công việc và học tập nhé.

Hàm IF là gì?

Hàm IF là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel, hàm này cho phép bạn thực hiện so sánh lô-gic giữa một giá trị với giá trị bạn mong muốn. Ngoài ra hãy theo dõi các hàm trong excel để biết cách áp dụng các hàm khác nhau về tính toán

Vì vậy, một câu lệnh IF có thể có hai kết quả. Kết quả đầu tiên là nếu so sánh của bạn là True, kết quả thứ hai là nếu so sánh của bạn là False.

Ví dụ: =IF(C2 = Có,1,2) cho biết IF(C2 = Có, thì trả về 1, nếu không thì trả về 2).

Cách sử dụng hàm If trong excel

Bạn chưa biết cách sử dụng hàm IF cho excel với các điều kiện, công thứ tính toán vậy hãy cùng theo dõi ngay cú pháp sử dụng hàm IF có ví dụ kèm theo ngay bên dưới nhé.

Cú pháp sử dụng hàm IF: IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

1. logical_test : Điều kiện bạn muốn kiểm tra.
2. value_if_true : Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical_test là ĐÚNG.
3. value_if_false: Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical_test là SAI.

Ví dụ 1: Công thức sau sẽ trả về từ “Good” nếu giá trị ở ô B1 lớn hơn 10: =IF(B1>10, “Good”)

Value_if_false: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị FALSE hay nói cách khác là điều kiện không thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.

Ví dụ 2: Nếu bạn thêm biến thứ 3 là “Bad” vào công thức ở ví dụ trên, nó sẽ trả về từ “Good” nếu giá trị ở trong ô B1 lớn hơn 10, còn nếu ngược lại thì giá trị trả về sẽ là “Bad”: =IF(B1>10, “Good”, “Bad”)

Ví dụ sử dụng hàm IF trong excel

Bây giờ bạn đã quen thuộc với cú pháp của hàm IF, hãy xem xét một số ví dụ về công thức và tìm hiểu cách sử dụng hàm IF như là một hàm tính toán trong Excel với các với các con số, văn bản và ngày tháng.

Ví dụ sử dụng hàm IF các con số

Công thức ví dụ về hàm IF cho phép so sánh số học, toán học như: Lớn hơn, nhỏ hơn, bằng ( >,<,= )

Việc sử dụng hàm IF với các giá trị số dựa trên việc sử dụng các toán tử so sánh khác nhau để diễn tả các điều kiện của bạn. Bạn sẽ tìm thấy danh sách đầy đủ các toán tử logic được minh họa bằng các ví dụ về công thức trong bảng dưới đây.

Sử dụng hàm IF trong văn bản

Nhìn chung, khi bạn viết công thức hàm IF cho các giá trị văn bản thay vì các toán tử “bằng” hoặc “không bằng” thì hãy theo dõi một vài ví dụ dưới đây.

Ví dụ: Công thức hàm If không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Giống như phần lớn các chức năng của Excel, hàm IF được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức hàm IF

Ví dụ, Công thức hàm IF dưới đây trả về giá trị “Yes” hoặc “No” dựa trên trạng thái giao hàng (cột C)

=IF(C2=”delivered”, “No”, “Yes”)

1. Công thức này nói lên rằng Excel  sẽ trả về “No” nếu một ô trong cột C bao gồm từ “Delivered”, còn ngược lại thì sẽ trả về “Yes”.
2. Không quan trọng là bạn gõ từ “Delivered” như thế nào trong tham số biểu thức logic – “delivered”, “Delivered”, hay “DELIVERED”.
3. Cũng không quan trọng liệu từ “Delivered” được viết hoa hay thường ở trong bảng, như minh họa trong hình dưới đây.

Ví dụ sử dùng hàm IF cho ngày tháng

Thoạt nhìn thì công thức hàm IF đối với ngày tháng giống như đối với số và ký tự chúng ta vừa đề cập. Nhưng đáng tiếc là không phải như vậy.

Không giống như các hàm khác trong Excel, hàm IF không thể phân biệt được ngày tháng và diễn giải nó ra như một chuỗi ký tự được, điều này giải thích tại sao bạn không thể diễn tả một biểu thức logic đơn giản như >”11/19/2014″ hay >11/19/2014.  Không có công thức nào là đúng cả!

Ví Dụ: Công thức hàm If cho ngày tháng với hàm Datevalue

Để hàm IF có thể nhận dạng được ngày tháng trong một biểu thức logic, bạn phải đặt nó trong hàm DATEVALUE như thế này: DATEVALUE(“11/19/2014”). Công thức hoàn chỉnh có dạng như sau:

=IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)

Như minh họa của hình bên dưới, công thức hàm IF này đáng giá ngày tháng trong cột C và trả về giá trị “Completed” nếu như trò chơi này diễn tra trước ngày 11 tháng 11, còn ngược lại thì công thức sẽ trả về giá trị “Coming soon”.

Ví dụ hàm IF cho dữ liệu và ô trống

Đôi khi bạn muốn đánh dấu ô dữ liệu hay ô trống nhất định thì bạn cần thực hiện một trong các cách sau:

1. Sử dụng kết hợp hàm IF với ISBLANK
2. Sử dụng các biểu thức logic =”” (bằng ô trống) hoặc <>”” (khác ô trống).

Bảng dưới đây sẽ giải thích rõ sự khác biệt giữa hai cách trên và đưa ra ví dụ

Các lỗi thường gặp trong hàm IF

Một số lỗi thường gặp trong khi bạn sử dụng hàm IF trong excel để tính các giá trị lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng hay khác nhau sẽ xảy ra các lỗi như:

1. 0 (không) trong ô : Không có đối số nào cho đối sốvalue_if_true hoặc value_if_False. Để thấy giá trị trả về đúng, thêm văn bản đối số vào hai đối số đó hoặc thêm TRUE hoặc FALSE vào đối số.
2. #NAME? Trong ô: Lỗi này thường có nghĩa là công thức viết sai chính tả .

Cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện

1. Hàm AND. Nếu điều kiện kiểm tra chứa hàm AND, Microsoft Excel sẽ trả về TRUE (Đúng) nếu tất cả các điều kiện được đáp ứng; nếu không sẽ trả về FALSE (Sai).
2. Hàm OR . Trong trường hợp sử dụng hàm OR trong kiểm tra, Excel sẽ trả về TRUE nếu bất kỳ điều kiện nào được đáp ứng; nếu khác sẽ trả về FALSE (Sai).

Để minh họa rõ hơn, chúng ta hãy xem xét một vài ví dụ của hàm IF với nhiều điều kiện.

Sử dụng hàm IF và AND trong Excel

Giả sử, bạn có một bảng với kết quả của hai điểm thi. Điểm số đầu tiên, được lưu trữ trong cột A, phải bằng hoặc lớn hơn 20. Điểm thứ hai, được liệt kê trong cột B, phải bằng hoặc vượt quá 30.

Chỉ khi đáp ứng cả hai điều kiện trên, học sinh mới vượt qua kỳ thi.
Cách dễ nhất để tạo một công thức thích hợp là viết ra điều kiện trước, sau đó kết hợp nó vào đối số kiểm tra hàm IF của bạn:

1. Điều kiện: AND(B2>=20; C2>=30)
2. Công Thức: IF/AND:=IF((AND(B2>=20;C2>=30))
3. ;”Đậu”;”Trượt”)

Công thức yêu cầu Excel trả về “Đậu” nếu giá trị trong cột C> = 20 và giá trị trong cột D> = 30. Nếu khác, công thức sẽ trả về “Trượt”, như ví dụ trong ảnh dưới đây.

Sử dụng hàm IF với hàm OR trong Excel

Bạn sử dụng kết hợp các hàm IF và OR theo cách tương tự như với hàm AND ở trên. Khác biệt so với công thức IF và AND ở trên là Excel sẽ trả về TRUE (Đúng) nếu ít nhất một trong các điều kiện được chỉ định được đáp ứng.

Cú Pháp: =IF((OR(B2>=20; C2>=30));”Đậu”;”Trượt”)

Cột D sẽ trả về giá trị “Đậu” nếu điểm thứ nhất bằng hoặc lớn hơn 20 hoặc điểm thứ hai bằng hoặc lớn hơn 30.

Sử dụng IF với các hàm AND và OR

Trong trường hợp bạn phải đánh giá dữ liệu của mình dựa trên nhiều điều kiện, sẽ phải sử dụng cả hai hàm AND và OR cùng một lúc. Trong bảng trên, giả sử bạn có các tiêu chí sau để đánh giá điều kiện đạt của học sinh:

1. Điều kiện 1: cột B> = 20 và cột C> = 25
2. Điều kiện 2: cột B> = 15 và cột C> = 20

Nếu một trong các điều kiện trên được đáp ứng thì bạn đó được coi là đã vượt qua, nếu không thì trượt.

Công thức có vẻ phức tạp, nhưng thực ra cũng không quá khó lắm. Bạn chỉ cần biểu thị hai điều kiện là các câu lệnh AND và đặt chúng trong hàm OR vì không yêu cầu cả hai điều kiện được đáp ứng, chỉ cần một trong hai điều kiện đáp ứng là đủ:

Cú Pháp:

OR(AND(B2>=20;C2>=25)

;AND(B2>=15;C2>=20)

Cuối cùng, sử dụng hàm OR ở trên làm điều kiện kiểm tra logic trong hàm IF và cung cấp các đối số TRUE (Đúng) và FALSE (Sai). Kết quả là bạn sẽ nhận được công thức IF sau với nhiều điều kiện AND/OR:

Công thức:

=IF(OR(AND(B2>=20;C2>=25)

;AND(B2>=15;C2>=20));”Đậu”;”Trượt”)

Đương nhiên, bạn không bị giới hạn khi chỉ sử dụng với hai hàm là AND/OR trong các công thức IF của Excel, mà có thể sử dụng nhiều chức năng logic như logic kinh doanh của bạn yêu cầu, miễn là:

1. Trong Excel 2016, 2013, 2010 và 2007, công thức không bao gồm quá 255 đối số và tổng độ dài của công thức không vượt quá 8.192 ký tự.
2. Trong Excel 2003 trở xuống, có thể sử dụng tối đa 30 đối số và tổng độ dài công thức không vượt quá 1.024 ký tự.

Hàm IF lồng nhau sử dụng nhiều câu lệnh

Nếu cần tạo các kiểm tra logic phức tạp hơn cho dữ liệu của mình, bạn có thể bao gồm các câu lệnh IF bổ sung trong các đối số TRUE (Đúng) và FALSE (Sai) của các công thức IF.

Các hàm IF này được gọi là các hàm IF lồng nhau và nó đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn công thức của mình trả về 3 hoặc nhiều kết quả khác nhau.

Ví Dụ: Bạn không chỉ muốn đủ điều kiện để đạt kết quả là Đậu/Trượt, mà xác định tổng điểm là “Tốt”, “Đạt yêu cầu” và “Kém “. Ví dụ:

1. Tốt: 60 trở lên (> = 60)
2. Đạt yêu cầu: từ 40 đến 60 (> 40 đến <60)
3. Kém: 40 hoặc ít hơn (<= 40)

Để bắt đầu, cần chèn thêm một cột tổng số điểm cột (D) của hai cột B và C với công thức tính tổng các số trong cột B và C: =B2+C2

Bây giờ chỉ cần viết một hàm IF lồng nhau dựa trên các điều kiện trên. Lúc này công thức hàm IF lồng nhau sẽ như sau:

=IF(D2>=60;”Tốt”;IF(D2>40;”Đạt yêu cầu”;”Kém”))

Như bạn thấy, chỉ cần một hàm IF lồng nhau là đủ trong trường hợp này. Đương nhiên, bạn có thể lồng nhiều hàm IF hơn nếu bạn muốn.

Ví dụ: =IF(D2>=70;”Xuất sắc”;IF(D2>=60;”Tốt”;IF(D2>40;”Đạt yêu cầu”;”Kém”)))

Công thức trên thêm một điều kiện nữa đó là tổng số điểm 70 và nhiều hơn nữa đủ điều kiện là “Xuất sắc”.

Sử dụng hàm IF với các hàm SUM

Nhưng nếu bảng của bạn có cấu trúc được xác định trước mà không cho phép bất kỳ sửa đổi nào? Trong trường hợp này, thay vì thêm cột trợ giúp, bạn có thể thêm giá trị trực tiếp vào công thức IF của mình, như sau:

Công thức: =IF((B2+C2)>=60;”Tốt”;IF((B2+C2)=>40;”Đạt yêu cầu”;”Kém”))

Nhưng nếu bảng của bạn chứa nhiều điểm riêng lẻ với rất nhiều cột khác nhau thì sao? Tổng hợp rất nhiều số liệu trực tiếp trong công thức IF sẽ làm cho nó rất lớn. Một cách khác là nhúng hàm SUM trong bài kiểm tra logic của IF, lúc này công thức trên sẽ sửa thành:

=IF(SUM(B2:F2)>=120;”Tốt”;

IF(SUM(B2:F2)>=90;”Đạt yêu cầu”;”Kém”))

Theo cách tương tự, bạn có thể sử dụng các hàm Excel khác trong kiểm tra logic các công thức với hàm IF của mình:

Sử dụng hàm IF và AVERAGE

Công thức: =IF(AVERAGE(B2:F2)>=30;”Tốt”;

IF(AVERAGE(B2:F2)>=25;”Đạt yêu cầu”;”Kém”))

Công thức sẽ trả về là “Tốt” nếu điểm trung bình trong các cột B đến F bằng hoặc lớn hơn 30, “Đạt yêu cầu” nếu điểm trung bình nằm trong khoảng từ 29 đến 25 và “Kém” nếu dưới 25.

Sử dụng hàm IF và MAX/MIN

Để tìm điểm cao nhất và thấp nhất, bạn có thể sử dụng kết hợp với các hàm MAX và MIN tương ứng. Giả sử rằng cột F là cột tổng điểm, các công thức dưới đây sẽ như sau:

1. MAX: =IF(F2=MAX($F$2:$F$6);”Tốt nhất”;””)
2. MIN: =IF(F3=MIN($F$2:$F$6);”Kém nhất”;””)

Nếu bạn muốn có cả kết quả Min và Max trong cùng một cột, có thể lồng một trong các hàm trên vào các hàm khác, ví dụ:

=IF(F2=MAX($F$2:$F$10);”Tốt nhất”;IF(F2=MIN($F$2:$F$10);”Kém nhất”;””))

Theo cách tương tự, bạn có thể sử dụng hàm IF với các hàm bảng tính tùy chỉnh của mình. Ngoài ra, Excel còn cung cấp một số hàm IF đặc biệt để phân tích và tính toán dữ liệu dựa trên các điều kiện khác nhau.

Sử dụng hàm IF với hàm ISNUMBER và ISTEXT

Đây là ví dụ về hàm IF lồng nhau trả về “Văn bản” nếu ô B1 chứa bất kỳ giá trị văn bản nào, “Số” nếu B1 chứa giá trị số và “Trống” nếu B1 trống.

=IF(ISTEXT(B1);”Văn bản”;

IF(ISNUMBER(B1);”Số”;IF(ISBLANK(B1);”Trống”;””)))

Ghi chú. Công thức trên hiển thị kết quả là “Số” cho các giá trị số và ngày. Điều này là do Microsoft Excel lưu trữ ngày dưới dạng số, bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 1900, tương đương với 1.

Như vậy trên đây là toàn bộ các công thức liên quan cách sử dụng về hàm if trong excle từ cơ bản đến nâng cao cao cho dân văn phòng, kế toán sử dụng một cách chuyên nghiệp có ví dụ lời giải.

Hãy cùng group tin học cùng tìm hiểu và học tập các thủ thuật mới nhất về các hàm if trong excel một cách đơn giản nhất để giúp bạn trong công việc một cách nhanh và hiệu quả nhất